В ноябре 2017 года общественная ассоциация «Позитивная Инициатива» запустила инновационный вид предоставления услуг – через магнитные карты. С тех пор бенефициарии организаций могут получать раздаточный материал, а также сами услуги, используя магнитную карту. Параллельно менеджеры проектов, а также специалисты по мониторингу и оценки при помощи специальной программы могут в режиме реального времени анализировать ситуацию с предоставлением услуг и сразу же выдавать рекомендации по их усовершенствованию. Специалист по мониторингу и оценке общественной ассоциации «Позитивная Инициатива» Татьяна Фомина в подробностях рассказала, почему подобная онлайн-система крайне важна.
Что это за онлайн-система и в чем ее особенность?
Речь о специальной электронной программе, которая позволяет производить мониторинг и оценку предоставления различных услуг в рамках неправительственных организаций. Программа была создана с нуля на средства Глобального Фонда, работа над ней началась в мае 2017 года. В конце октября того же года программа начала работать в рамках организации «Позитивная Инициатива» и продолжает работать до сих пор. На сегодняшний день программу использую также следующие организации: «Второе дыхание», региональный социальный центр «Impreuna pentru viata», «Милосердие», «Тринити» и «Credinta».
Программа основана на известной программе 1С, которая широко используют бизнес-предприятия. Она написана на русском языке и ее особенность заключается в том, в режиме онлайн специалист по мониторингу и оценке может наблюдать за изменением ситуаций по услугам, это касается как раздаточных материалов, так и услуг по консультированию, тестированию, переадресации и сопровождению.
«Наши сотрудники теперь не заняты документированием своих услуг, они заняты их более качественным предоставлением. Мы подсчитали, что если раньше на документирование за неделю у одного сотрудника уходило около 8 часов, то есть практически 1 рабочий день. То сейчас это 1-2 часа», — рассказывает Татьяна Фомина.
В организации «Тринити» из Рыбницы программу начали использовать в марте 2018 года и очень довольны результатом. В скором будущем в организации начнут применять не только программу, но и систему магнитных карт. «Программа экономит время нашим работникам, потому что они перестали тратить время на бумажную волокиту. Теперь все автоматизировано и что очень важно – позволяет проследить за качеством работы здесь и сейчас. Плюс, программа дисциплинирует самих сотрудников, которые теперь должны вбивать данные в день предоставления услуг и больше не могут откладывать это на завтра».
Что нужно для того, чтобы использовать систему?
Программу устанавливают на компьютер администратору (он же специалист по мониторингу и оценке), как и любую другую по запросу организации. Кроме того, эта же программа есть в гаджетах (телефонах и планшетах) у каждого сотрудника, который предоставляет услуги, а также в планшетах аптек, которые предоставляют раздаточный материал.
Чтобы использовать программу нужен интернет, компьютер (у администратора) и по одному гаджету (планшет или смартфон) для каждого сотрудника, который занимается предоставлением услуг.
По мнению Габириелы Циники, социального работника организации «Второе дыхание» из Бельц, помимо технического оснащения очень важно, чтобы работников периодически консультировали специалисты, которые и внедряли данную систему. «Для нас это нечто новое, поэтому мы благодарны работникам отдела мониторинга и оценки «Позитивной Инициативы» за то, что они никогда не отказывают в консультации. Благодаря системе мы экономим время для работы с людьми и не тратим его на заполнение журналов как это было раньше», — считает Габирела.
Как работает программа – каков алгоритм ее использования?
Если у бенефициария есть специальная магнитная карточка (данная карточка предоставляется бесплатно организацией, которая оказывает услугу), она сканируется через приложение, после чего услуга предоставляется в обычном режиме.
Как это действует в жизни: человек пришел на консультацию, социальный работник сканирует карточку гаджетом (смартфоном или планшетом), после этого услуга предоставляется. Вот и все. Если карточки нет, услуга точно также предоставляется, но данные вводятся вручную. В основном все клиенты «Позитивной Инициативы» обладают магнитными карточками. И все же, в пенитенциарных учреждениях, данные вводят вручную, как и в некоторых партнерских НПО, у которых пока нет возможности закупить магнитные карты.
«На сегодняшний день мы распространили 1098 магнитных карт. Это с начала проекта, с конца октября 2017 года. Всего же мы планируем покрыть всех клиентов магнитными картами – это около 3500 людей, наших бенефициариев», — дополняет Татьяна Фомина.
С карточками понятно. А как обстоят дела с конфиденциальностью?
Здесь все чисто. У каждого бенефициария есть свой уникальный код. Поэтому в базе данных видны не имена и фамилии, а коды людей, которые воспользовались той или иной услугой. Администратор в любой момент может посмотреть профиль клиента, и получать любую информацию о том, где и когда какими услугами он пользовался. Это могут быть пункты выдачи раздаточных материалов, услуги, которые предоставляются в организациях или социальных центрах, а также выездные мероприятия. Программа позволяет получать аналитические данные за любой выбранный период времени: как за день, так и за неделю, за месяц и т.д.
Кроме того, если появятся еще какие-либо услуги, которые предоставляет организация, их легко можно вносить в программу и дальше проводить их мониторинг и оценку.
Все это замечательно. А как можно получить программу и начать ею пользоваться?
Для этого нужно связаться с отделом логистики общественной ассоциации «Позитивная Инициатива» (022 00 99 74) и обсудить дальнейшее сотрудничество. Мы всегда рады новым идеям и партнерам.
Записала Елена Держанская
Подписывайтесь на нашу страницу в Фейсбуке и Одноклассниках!
positivepeople.md