În noiembrie 2017 organizaţia obştească „Iniţiativa Pozitivă” a lansat un nou tip de prestare a serviciilor – prin cardurile magnetice. De atunci beneficiarii organizaţiei pot primi materialul de distribuţie, precum şi însuşii serviciile utilizând cardul magnetic. În paralel managerii de proiecte, precum specialiştii pentru monitorizare şi evaluare cu ajutorul unui program special pot în regim de timp real să analizeze situaţia serviciilor prestate şi imediat să propună măsuri pentru îmbunătăţirea lor. Specialistul pentru monitorizare şi evaluarea al asociaţiei obşteşti „Iniţiativa Pozitivă”, Tatiana Fomina ne-a descris amănunţit de ce un astfel de sistem online este foarte important.
Ce fel de sistem online este şi prin ce se deosebeşte el?
E vorba de un program electronic special, care permite monitorizarea şi evaluarea prestării diferitor servicii în cadrul organizaţiilor neguvernamentale. Programul a fost creat de la zero cu mijloacele Fondului Global, lucrul asupra lui a început în luna mai 2017. La sfârşitul lunii octombrie a aceluiaşi an programul a început să funcţioneze în cadrul organizaţiei „Iniţiativa Pozitivă” şi continuă să funcţioneze până în prezent. Astăzi acest program este folosit şi de următoarele organizaţii: „Respiraţia a doua”, centrul social regional „Împreună pentru viaţă”, „Miloserdie”, „Triniti” şi „Credinţa”.
Programul este bazat pe cunoscutul program 1С, care este utilizat de întreprinderi. Ea este elaborată în limba rusă şi specificul ei este acela că în regim online specialistul pentru monitorizare şi evaluare poate urmări schimbarea situaţiilor serviciilor, şi aceasta vizează atât materialele de distribuţie, cât şi serviciile de consultare, testare, readresare şi însoţire.
„Colaboratorii noştri acum nu sunt ocupaţi cu documentarea serviciilor lor, ei sunt ocupaţi cu prestarea lor mai calitativă. Noi am calculat, că dacă anterior unui colaborator îi lua aproximativ 8 ore pentru documentare, adică 1 zi de muncă. Acum sunt doar o oră două” – spune Tatiana Fomina.
În organizaţia „Triniti” din Rîbniţa au început să utilizeze programul în martie 2018 şi sunt foarte mulţumiţi de rezultat. În curând organizaţia va aplica nu doar programul, ci şi sistemul de carduri magnetice. „Programul economiseşte timpul lucrătorilor noştri, deoarece ei nu mai pierd timpul pentru îndeplinirea actelor. Acum totul este automatizat şi ce este foarte important ne permite să urmărim calitatea muncii aici şi acum. În plus programul îi disciplinează pe lucrători, care acum trebuie să introducă datele cu privire la serviciile prestate şi nu mai pot amâna pentru o altă zi”.
De ce e nevoie pentru a utiliza sistemul?
Programul este instalat în computerul administratorului (tot el este specialist de monitorizare şi evaluare), ca orişicare alt program solicitat de organizaţie. În afară de aceasta, tot acest program există şi în gadget-urile (telefoane şi tablete) fiecărui colaborator, care prestează servicii), precum şi în computatoarele farmaciilor, care furnizează materialul de distribuţie.
Pentru a utiliza programul este nevoie de internet, computator (pentru administrator) şi câte un gadget (tabletă sau smartfon) pentru fiecare colaborator, care prestează servicii.
În opina Gabrielei Ţinic, asistent social în organizaţia „Respiraţia a doua” din or. Bălţi, în afară de dotarea tehnică, este foarte important ca lucrătorii să fie consultaţi de specialiştii, care au implementat acest sistem. „Pentru noi e ceva nou, de aceea noi le suntem recunoscători colaboratorilor din secţia de monitorizare şi evaluare din „Iniţiativa Pozitivă” pentru faptul că ne consultă. Datorită acestui sistem noi folosim timpul pentru a lucra cu oamenii şi nu pentru a îndeplini registre cum era anterior”, - consideră Gabriela.
Cum lucrează programul, care e algoritmul utilizării lui?
Dacă beneficiarul deţine card magnetic (acest card este elibert gratuit de către organizaţia care prestează serviciul), el este scanat prin aplicaţie, după care serviciul este prestat în regim obişnuit.
Cum funcţionează în realitate: persoana a venit la consultare, asistentul social scanează cardul cu gadgetul (smartfon sau tabletă), după aceasta prestează serviciul. Atât. Dacă nu există card, serviciul este prestat la fel, numai că datele sunt introduse manual. În general toţi clienţii „Iniţiativei Pozitive” deţin carduri magnetice. Totuşi, în instituţiile penitenciare, datele sunt introduse manual, precum şi în unele ONG parteneri, care încă nu au posibilitatea să achiziţioneze carduri magnetice.
„În prezent noi am distribuit 1098 de carduri magnetice”. De la începutul proiectului, de la sfârşitul lunii octombrie 2017. Totuşi noi planifică să furniză, carduri magnetice tuturor clienţilor noştri, adică circa 3500 persoane beneficiare”, - completează Tatiana Fomina.
Cu cardurile totul este clar. Dar cum rămâne cu confidenţialitatea?
Aici totul e curat. Fiecare beneficiar deţine un cod personal unic. De aceea în baza de date nu se văd numele şi prenumele, ci codurile persoanelor care au solicitat un serviciu sau altul. Administratorul în orice moment poate vedea profilul clientului şi să primească orice informaţie despre faptul, unde, când şi ce fel de servicii a solicitat. Acestea pot fi punctele de eliberare a materialelor de distribuţie, servicii, care sunt prestate în organizaţii sau centrele sociale, precum şi la evenimentele în teren. Programul permite obţinerea datelor analitice pentru orice perioadă aleasă de timp: pentru o zi, săptămână, lună, etc.
În afară de aceasta, dacă vor apărea încă careva servicii, prestate de organizaţie, ele uşor vor putea fi introduse în program şi apoi să fie monitorizate şi evaluate.
Totul este minunat. Însă cum se poate de obţinut programul şi de a începe utilizarea lui?
Pentru aceasta trebuie de luat legătura cu secţia de logistică a asociaţiei obşteşti „Iniţiativa Pozitivă” pentru a discuta cooperarea ulterioară. Întotdeauna întâmpinăm cu bucurie noi idei şi parteneri.